UMEGA-QLIK sėkmės istorija

Su Qlik AB “Umega” išlaisvino daugiau nei 100.000 eur apyvartinio kapitalo

 

Apie AB “Umega”

 

AB “Umega” – didžiausia metalo apdirbimo įmonė Baltijos šalyse, valdanti tris gamyklas. Dvi iš jų yra Utenoje: vienoje gaminamos žemės ūkio puspriekabės, biokuro katilai, kitoje – laboratorinės krosnelės. Didžiausia gamykla, vadinama “Vienybės” padaliniu, yra Ukmergėje. Čia gaminami buitiniai kieto kuro katilai, židiniai, pirties krosnelės, taip pat – vožtuvai ir orapūtės. Ukmergėje labiausiai išvystyta gamyba pagal užsakymą: gaminamos įvairios baldų, automobilių detalės, liftų komponentai ir daugelis kitų gaminių iš metalo, kuriuos užsako Vakarų Europos šalių įmonės.

 

Nugalėjo ryžtas verslo procesus analizuoti šiuolaikiškai

 

AB „Umega” naudoja verslo valdymo sistemą “Oracle E-Business Suite”, kurios vystymas reikalavo didelių biudžetų, todėl 2008-aisiais krizės metu buvo nutarta šiuos vystymo projektus visiškai sustabdyti. Tuo metu „Umegoje“ verslo analitikos skvarba buvo ribota: vartotojai informaciją gaudavo iš Oracle VVS parengtų tekstinių ataskaitų, transformavus jas į „Excel“ formato dokumentus. Ataskaitos buvo sugalvotos ir apibrėžtos iš anksto: norint pateikti duomenis vartotojams reikalingais pjūviais, tekdavo imtis ilgai trunkančio rankinio darbo. Tokia tvarka negalėjo tęstis, todėl 2014 metais buvo pradėta ieškoti sistemos, galinčios Oracle VVS kaupiamus duomenis vartotojams pateikti automatiškai – tada, kai jie reikalingi, įvairiausiais pjūviais, visiems suprantamai ir aiškiai. Taip “Umegoje” atsirado QlikView.

 

“Vienas iš strateginių tikslų yra atlaisvinti pirkimų vadybininkų laiką naujų tiekėjų paieškai ir vystymui, deryboms, o rankinį darbą palikti automatizuotiems QlikView sprendimams. Manau, mums tai puikiai pavyko!”

Aurimas Kiela, “Vienybės” padalinio pirkimų vadovas

 

AB “Umega” yra įdiegtos pardavimų, pirkimų, kokybės kontrolės ir finansinės analizės aplikacijos. Diegimas nebuvo lengvas ir užtruko apie dvejus metus: pagrindinė tokios projekto trukmės priežastis – sudėtinga ir komplikuota Oracle VVS DB struktūra. Sudėtingiausias buvo QlikView pirkimų ir atsargų valdymo aplikacijos “Vienybės” padalinyje diegimas. Jos sudėtingumo indeksas pagal QlikView „Governance Performance“ yra itin aukštas: 27,4.

 

“Sutaupytas” laikas įmonės veiklos procesų gerinimui

 

Oracle VVS funkcionalumas leido prognozuoti tam tikros žaliavos poreikį būsimoms 45-ioms dienoms, tačiau pirkimų vadybininkas galų gale pats turėjo nuspręsti, ar tikrai tiek daug žaliavos reikia, todėl didelę pirkimų vadybininko laiko dalį atimdavo rankinis darbas, nustatant galimus poreikius, o tai neišvengiamai lemdavo žmogiškojo faktoriaus įtakotas klaidas. Dabar tokių problemų neliko: su QlikView duomenys yra analizuojami iš daugelio skirtingų šaltinių ir apima tokią informaciją, kaip gamybos poreikiai, prekės, esančios pakeliui į gamyklą, prekės pristatymo terminai ir kt. Kartu pritaikius unikalius skaičiavimo algoritmus, atsargų vadybininkas kiekvieną rytą QlikView stebi jam aktualią informaciją, tarkim, kurias žaliavas privalo užsakyti šiandien, kad jų nepritrūktų ateityje. Jokio rankinio darbo, jokių klaidų!

 

“Anksčiau mes pirkdavome žaliavas nematydami, kada vienos ar kitos žaliavos prireiks gamyboje, užtrukdavome, atskirai nagrinėdami kiekvieną poziciją. Prireikdavo net 2 val. tiksliam poreikiui nustatyti. Su QlikView poreikį matome iškart, tiesiog vienu mygtuko paspaudimu. Svarbiausia, kad eliminavome žmogiškosios skaičiavimo klaidos tikimybę.

Ingrida Neniuvienė, strateginė AB „Umega“ pirkimų vadybininkė

 

Su QlikView nebereikia skirti laiko pasikartojančių ataskaitų kūrimui rankiniu būdu, o tas “sutaupytas” laikas gali būti išnaudotas įmonės veiklos procesų optimizavimui, susitikimams su tiekėjais, deryboms dėl kainų ir panašiai.

 

Įgyvendintas sprendimas: 23{910ba4f974a660f7949a23d07ea04f00e02f736f2d49cc7d1e55e6ebd4d0a51b} mažesnės žaliavų atsargos, 100.000 eur išlaisvintų apyvartinių lėšų

 

Kuriant pirkimų aplikaciją, didžiausias iššūkis buvo teisingo žaliavų poreikio nustatymas. Kiekvienas profesionalus atsargų vadybininkas žino, kaip svarbu įvertinti žaliavų poreikį, atsižvelgiant į tiekimo terminus: vienos žaliavos pristatomos per kelias dienas,  kitos – per kelis mėnesius, todėl, jei visoms žaliavoms taikyti vienodą laiko intervalą, vienų žaliavų neišvengiamai bus gaunama per daug, o kitų –  per mažai. Siekdami maksimaliai tiksliai planuoti žaliavų poreikį, “Vienybės” departamento pirkimų darbuotojai nusprendė skaičiuoti poreikį atskirai kiekvienai žaliavai, priklausomai nuo tiekimo termino. Pavyzdžiui, žaliavų, kurių tiekimo terminas yra viena savaitė, poreikis yra prognozuojamas dviems savaitėms, o tų, kurių tiekimo terminas yra dvi dienos, – 4-ioms dienoms ir pan. Šis sudėtingas uždavinys buvo išspręstas kiekvienai žaliavai sukuriant atskirą kalendorių, pagal kurį ir yra prognozuojamas žaliavos poreikis. Taigi, užuot stebėję būsimų 45-ių dienų poreikį, “Umegos” vadybininkai dabar mato kiekvienos žaliavos poreikį dviems atvežimo periodams į priekį. Nors ataskaita dėl šių pokyčių išaugo keliais milijonais įrašų, – tai daryti buvo verta. Dabar “Vienybės” padalinys džiaugiasi 23 proc. mažesnėmis žaliavų atsargomis, arba daugiau nei 100 tūkst. eur išlaisvinto apyvartinio kapitalo!

Papildomai su QlikView buvo sukurtas automatinio tiekėjų vertinimo algoritmas.

 

“Sprendimas diegti QlikView kompanijai atnešė tikrą sėkmę. Sunkiausia buvo pradžia, kol dar negali nuskinti subrendusių vaisių. Tačiau, sumažinus žaliavų lygį 23 proc., dėl QlikView atsiperkamumo klausimų nebeliko. Yra dar ir neišmatuojamų dalykų: pagerėjo sprendimų priėmimo greitis bei kokybė, sumažinome žmogiškųjų klaidų ataskaitose, pagerinome komunikaciją įmonės viduje ir su išorės subjektais, sumažinome stresą dėl netinkamų duomenų pjūvių, pagerinome komandinį darbą ir t.t.”

Giedrius Rumšys, AB „Umega“ finansų analitikas, atsakingas už Qlik diegimo projektą.

 

 

Parengė:

Giedrius Rumšys

AB “Umega” finansų analitikas, giedrius.rumsys@umega.lt

 

Lina Kriukelienė

“Day Q” marketingo vadovė

l.kriukeliene@dayq.lt, +370 688 83777